Problem

Problem

Reservierungsanfragen kamen den ganzen Tag per E-Mail, WhatsApp und Instagram; während des Service war das Team zwischen Gästen im Lokal und Gästen im Posteingang zerrissen.

Reservation enquiries came in all day by email, WhatsApp and Instagram; during service, the team was split between guests in the room and guests in the inbox.

Lösung

Built

Ein KI-Workflow, der Anfragen sortiert, Antworten im Ton des Restaurants entwirft und alles Ungewöhnliche — große Gruppen, Diätwünsche, Beschwerden — an das Management meldet. Jede Buchung wird weiterhin von einem Menschen freigegeben.

An AI workflow that sorts enquiries, drafts replies in the restaurant's tone, and flags anything unusual — large parties, dietary notes, complaints — for the manager. Every booking still gets approved by a person.

Ergebnis

Result

≈ 9 Std./Woche zurück ans Service-Team · ruhigerer Service · wiederholt für ein zweites Fünf-Sterne-Haus

≈ 9 hours/week back for the front-of-house team · calmer service · repeated for a second five-star property

„Die meisten Reservierungs-E-Mails sind fertig, bevor wir den Posteingang überhaupt öffnen — wir prüfen und senden. Das sind jede Woche Stunden zurück, und ein spürbar ruhigerer Service." — Jamal, Restaurant Manager, Fünf-Sterne-Haus, Wien

"Most reservation emails are ready before we even open the inbox — we check and send. That's hours back every week, and a noticeably calmer service." — Jamal, Restaurant Manager, five-star hotel property, Vienna

Problem

Problem

Das Geschäft lief über Mundpropaganda und Instagram — aber für konsequentes Nachfassen fehlte die Zeit. Anfragen erkalteten, Stammkundschaft geriet aus dem Blick.

Business ran on word of mouth and Instagram, but there was never time to follow up consistently — enquiries went cold, past customers drifted.

Lösung

Built

Ein KI-gestützter Outreach-Workflow: Anfragen organisiert, persönliche Nachfassnachrichten entworfen, Kampagnen-E-Mails für neue Kollektionen vorbereitet — jede Nachricht an Kundinnen und Kunden wird weiterhin vom Inhaber freigegeben.

An AI-assisted outreach workflow: enquiries organised, personalised follow-ups drafted, campaign emails prepared for new collections — every client-facing message still approved by the owner.

Ergebnis

Result

jede Anfrage nachgefasst · mehr Stammkundschaft und Beratungstermine für Sonderanfertigungen

every enquiry followed up · more repeat clients and bespoke consultations

„Wir brauchten nicht mehr Marketing — wir brauchten einen besseren Weg, mit Menschen in Kontakt zu bleiben, die ohnehin interessiert waren. Jetzt bekommt jede Anfrage eine richtige Antwort, und mehr Kundinnen und Kunden kommen wieder." — Dmytriy, Inhaber, unabhängige Schmuck-Boutiquen, Wien & Kyjiw

"We didn't need more marketing — we needed a better way to stay in touch with people who were already interested. Now every enquiry gets a proper follow-up, and more clients come back." — Dmytriy, Owner, independent jewellery boutiques, Vienna & Kyiv

Problem

Problem

Bestellungen kamen per E-Mail und Messenger und wurden von Hand in Tabellen und interne Systeme übertragen — langsam, und Fehler schlichen sich ein.

Orders arrived by email and messaging apps, then got retyped by hand into spreadsheets and internal systems — slow, and errors crept in.

Lösung

Built

Ein Workflow, der eingehende Bestellungen liest, die Details strukturiert erfasst und an Produktion und Verwaltung weiterleitet — remote aus Wien umgesetzt, eingepasst in die bestehenden Systeme.

A workflow that reads incoming orders, extracts the details into structured form, and routes them to production and admin — delivered remotely from Vienna, fitted into the systems they already use.

Ergebnis

Result

Bestellungen ohne Abtippen verarbeitet · weniger Übertragungsfehler · Verwaltung um rund eineinhalb Tage pro Woche entlastet

orders processed without retyping · fewer data-entry errors · admin down roughly a day and a half each week

„Bestellungen wurden früher dreimal abgetippt, bevor sie die Produktion erreichten. Jetzt kommen sie einmal an, korrekt — und mein Büro kümmert sich um Ausnahmen statt ums Kopieren. Alles remote eingerichtet, was ehrlich gesagt besser funktioniert hat, als ich erwartet hätte." — Vasyl, Inhaber, Molkerei-Produzent, Ukraine

"Orders used to be typed three times before they reached production. Now they arrive once, correctly — and my office deals with exceptions, not copying. All set up remotely, which frankly I didn't expect to work this well." — Vasyl, Owner, dairy producer, Ukraine

Problem

Problem

Die Entwickler bauten das Produkt; das Büro lief auf Handarbeit — Onboarding, Dokumente, wiederkehrende Verwaltung verteilt über viele Tools, keine praktische KI im Alltag.

Engineers built the product; the office ran on manual work — onboarding, documents, recurring admin scattered across tools, no practical AI in daily operations.

Lösung

Built

Gemeinsam mit dem Office Manager interne Abläufe geordnet und KI dort eingesetzt, wo sie Routinearbeit abnimmt — Dokumentenverwaltung, interne Anfragen, wiederkehrende Verwaltung — ohne die vorhandenen Tools zu ersetzen.

Worked with the office manager to organise internal workflows and add AI where it removed repetitive work — document handling, internal requests, routine admin — without changing the tools the team already used.

Ergebnis

Result

Routineverwaltung automatisiert · schnelleres Onboarding · angenommen, ohne bestehende Tools zu ändern

routine admin automated · faster onboarding · adopted without changing existing tools

„Die Automatisierungen haben überraschend viel Verwaltungsaufwand beseitigt — und das Team hat sie wirklich genutzt, weil sich an unserer Arbeitsweise nichts ändern musste." — Denys, Office Manager, Technologieunternehmen

"The automations removed a surprising amount of admin overhead — and the team actually used them, because nothing about how we work had to change." — Denys, Office Manager, technology company